Trong những năm gần đây, cụm từ ” văn phòng ảo ” không còn quá xa lạ với người Việt Nam. Thế nhưng ít ai hiểu được sự thật văn phòng ảo là gì? Sự ra đời và sự phát triển của nó ra sao? Chính vì vậy, bài viết này được tạo ra với mục đích giúp bạn đọc có thêm những thông tin về loại hình dịch vụ Văn phòng ảo. Hi vọng chúng sẽ hữu ích cho các bạn.
Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là gì
Văn phòng ảo là một thuật ngữ được sử dụng để chỉ một hình thức văn phòng đại diện giao dịch mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về văn phòng giao dịch thực tế. Như vậy: Văn phòng ảo là một dịch vụ văn phòng, mà các cá nhân hay doanh nghiệp sử dụng để hoạt động kinh doanh như một văn phòng giao dịch kinh doanh truyền thống.
Bắt nguồn từ các nước phương tây xa xôi, loại hình dịch vụ này đã lan truyền và du nhập vào Việt Nam vào những năm 2006 và nhanh chóng quay lại một làn sóng kinh doanh mới trên thị trường. Nhiều chủ công ty, đặc biệt các công ty khởi nghiệp đã tiếp nhận loại hình dịch vụ này như một giải pháp hữu hiệu cho việc sử dụng hình ảnh chuyên nghiệp để giao dịch với khách hàng bằng các phòng văn phòng tiện ích, chuyên nghiệp với hợp lý chi phí.
Nguồn gốc văn phòng ảo
Văn phòng ảo bắt nguồn từ năm 1994. Vào khoảng thời gian này, các thương gia từ những quốc gia có diện tích lớn ở Châu Âu và Châu Mỹ phải gặp một vấn đề rất lớn phải thường xuyên chuyển từ vùng đất này sang vùng this. đất khác , từ khu vực này đến khu vực khác để phát triển hoạt động buôn bán. Vấn đề đặt ra là để đầu tư xuyên suốt một nơi và chỉ cố thủ tại đó là không thể. Trong khi đó, việc thiết lập thêm các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ở những vùng khác nhau lại rất khó khăn.
Trước tình trạng ở trọ, Ralph Gregory đã có sáng kiến giải quyết vấn đề này bằng cách chọn một địa chỉ cố định đăng ký để các thương gia ký kinh doanh, đồng thời đây cũng là tổng đài tiếp nhận thông tin và chuyển đổi chuyển tiếp cho khách hàng đó. Và giải pháp này được đặt tên là Vittual Office vì từ VO có nghĩa là Thực, Thực, nhưng trong vật lý nó có nghĩa là ‘hình/vật phản chiếu’ dịch nghĩa đen là ảo. (Có vài ý kiến cho rằng, VĂN PHÒNG ẢO – có nghĩa là phòng văn phòng mở rộng, phòng văn phòng đại diện giao dịch, vì vậy họ cho rằng cách dịch, cách chuyển ngữ hiện nay như một số người sử dụng)
Ngày nay, Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như văn phòng thực tế như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách,….
Đối với các doanh nghiệp/tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh Cam go đủ đầy, giải quyết khó khăn này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của bạn. Thế nhưng, những doanh nghiệp/tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê văn phòng chính thức, thời hạn dài.
Vì vậy, phương án cho thuê văn phòng ảo giúp họ không còn buồn phiền về công việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn tại một thành phố xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp/tư nhân vẫn có thể thuê loại hình dịch vụ này với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ , phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được coi là một giải pháp tuyệt vời giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Văn phòng ảo có thể và phát triển qua từng thời kỳ
Ngay từ lúc ra đời, loại hình văn phòng này đã cho thấy các ứng dụng thực tế và thuận lợi đối với hoàn cảnh kinh doanh hiện tại. Tuy nhiên, càng ứng dụng, nhu cầu sử dụng văn phòng này và những yêu cầu phản hồi đối với cái mới hơn cũng dần dần được chấp nhận.
Vì vậy, sau hai năm cần phải thực hiện ý tưởng này, Tác giả bài toán của Ralph Gregory đã không ngừng sáng tạo, thực nghiệm và thay đổi từ Văn phòng ảo sang Văn phòng thông minh. Dịch vụ ngày càng được cung cấp và điều chỉnh sao cho chu kỳ đáp ứng và làm hài lòng khách hàng của gói dịch vụ trên. Với tình hình phát triển kinh tế ngày càng tăng cao kéo theo nhu cầu về phòng văn phòng cũng mở rộng hơn yêu cầu được cung cấp các gói dịch vụ đa dạng với nhiều tên gọi khác nhau như: Business Center, Serviced Office, Office Suite , Phòng điều hành.
Cho đến ngày nay, dịch vụ cho thuê văn phòng ngày càng trở nên đa dạng, phong phú với một khối lượng lớn các gói dịch vụ, trả lại cho chủ doanh nghiệp những sự hỗ trợ tốt nhất, hiệu quả nhất. Tại Việt Nam, một số công ty cho thuê Văn phòng ảo uy tín có thể kể đến như: I-Office, G-Office, Office168 , Replus, WinPlace, InnoHouse, Saigon office,…
